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本帖最后由 风潇潇雨茫茫 于 2017-9-19 11:27 编辑
文:李奕
基本上每天后台都会收到一条类似于这样的提问:
李奕,你怎么能一个人做这么多事? 怎么做的时间管理啊?
每次看到这样的问题,我油然而生的从来不是自豪之心,而是羞愧之情 :因为其实我真的是重度拖延症患者,很多事情我就是拖着拖着,然后就不做了。
而且环顾一下朋友圈,比我忙比我美比我效率高的人太多了!
但是某天我想通了,99.9%的人都觉得自己是拖延症患者。所以其实患病是常态,积极寻求对战方法就行了。
这样一说我这么许多年下来,久病成医,也是有一套理论可以拿出来说一说的。说好了今天这篇文章要短平快。接招吧。
一、两分钟管理法
刚好我的好朋友Olivia这两天在接受入职训练,他们公司的培训官大力推荐了一本书叫做Getting Things Done,作者是David Allen,用来训练他们在工作中快速搞定任务。
我挺好奇就把这本书借来看,其实内容挺简单的,我觉得全书最有价值的就是这张流程图。
感兴趣的小伙伴可以点开大图,自己跟着这个流程图走一遍,条理很清晰。
这整个流程图当中呢,对我最有用的一点又是这一条:这件事可以两分钟做完吗?可以,要等,现在就做!
这个原则够简单的了吧?两分钟以内可以搞定的事情,不要拖,立刻做。
不做的结果就是你花三十秒,把这件事记到备忘录上,然后一天当中可能就积攒了十几件这样两分钟以内的小事。在这种情况下积少成多可不是好事,这只会进一步增加你的心理压力,两分钟变成了半个小时,最后很有可能一件也做不成。
那么我是怎么利用这个原则的呢?举几个实战经历。
一封邮件进来,我发现需要转发给经理获得批准。两分钟之内可以搞定?ok,邮件写好,这个to-do就变成manager的了。
微信上朋友A问我可不可以介绍认识朋友B,我说行,让我先问一下B。两分钟之内发条微信肯定够了?
说不定对方还立刻给回复。两分钟牵一个线,立刻搞定。要是当时不做的话之后我很可能会忘,那么朋友A还会觉得我不靠谱。
每天早上面对一天的to-do list,先把那些最简单的两分钟以内的挑出来做掉。
搞定。给客户打电话确认会议时间? 搞定。群发一封活动邮件?搞定。填一个反馈表格? 搞定。
于是才过去十分钟,我的list已经少了一半。这简直太爽了!虽然某种意义上这是幻觉(毕竟剩下的一半要花远远不止十分钟),但确实可以给我打一针鸡血,让我更好地迎接下面的挑战。
最后呢想要提醒一下大家用这个方法也要有策略,否则会有副作用。
如果你随时随地都在查邮件,来一封就花两分钟回复一封,那你的正常工作节奏就会一直被打断。那么用这个两分钟大法就得不偿失了。
更好的做法是每隔一段时间再去查一次邮箱/微信,然后用两分钟大法一次性处理掉一堆小任务,这样既不打断你正常工作的思路,也能提高效率。
二、万能日历管理法
这个方法我在第一次听到的时候就觉得特神,我记得当时还写了条信息给大家分享,今天拿出来重温一遍。
核心观点很简单:就是你管理的不应该是待办事项和to-do list,而应该是时间。
重复一遍:管理时间,而不是待办事项。
所以一件事情出现了,你把它扔到你那个已经很长很长的待办事项列表上去是没用的,你可能根本就不会去做。
如果要确定你会做,那就把这件事情放到你的日历上,定好时间去做。
分享这个方法的人说: “哪怕是再小的事情,我也会放到日历上。比如2点给保险公司打电话,5点去买给女朋友的礼物,晚上7点洗衣服。自从用了日历管理法之后,我再也没有长的看不见尽头的to-do list了。”
要是一件事情都没法进入你的日历,那么要么就是不够重要,那就别做了;要么就是你太忙了,实在挤不出时间,那这件事你也不该做。
用日历时间管理法,可以保证你该做的事情都做到,也不超负荷运行。 |